Conferma degli ordini in contrassegno

Da dove nascono i rifiuti e quando intercettarli

Un pacco in contrassegno che il cliente rifiuta o non ritira non porta ricavi, solo costi: paghi al corriere sia la consegna sia il ritorno, qualcuno ha imballato l'ordine e la merce è in viaggio invece di aspettare il prossimo cliente.

I motivi sono diversi: il cliente ha cambiato idea, ha ordinato due volte per sbaglio, ha lasciato un numero di telefono sbagliato o si è dimenticato dell'ordine mentre il pacco era in viaggio. Una parte di questi casi si chiarisce con una breve domanda.

Per questo il momento giusto per scoprirlo è tra l'ordine e la lettera di vettura, prima di aver imballato la merce e pagato il corriere. La conferma ti dà la risposta; cosa spedire resta una tua decisione.

Come funziona la conferma via SMS

Tutto parte dall'automazione «Cash-on-delivery confirmation» (Conferma contrassegno), che attivi tu. Si avvia a ogni nuovo ordine, ma invia un SMS solo quando l'ordine è chiaramente in contrassegno: per gli ordini pagati con carta, o con un metodo di pagamento che non si riesce a determinare, non parte alcun messaggio. Puoi scegliere un breve avviso di ordine ricevuto oppure la variante «SMS with a YES/NO reply» (SMS con risposta affermativa o negativa).

Nella variante con risposta, il cliente riceve un SMS con numero e importo dell'ordine e risponde ДА o НЕ. Conta solo la prima parola, in cirillico o in caratteri latini, e qualsiasi altro testo resta nella tua casella degli SMS in arrivo, dove puoi leggerlo.

Con un ДА l'ordine riceve il tag «Confirmed by SMS» (Confermato via SMS) e una nota. Se hai scelto «Tag and status» (Tag e stato), anche lo stato diventa «Confirmed» (Confermato), ma solo se l'ordine era «New» (Nuovo) o «Pending» (In attesa). Con un НЕ riceve il tag «Declined by SMS» (Rifiutato via SMS), e se non arriva risposta entro 24 ore riceve «No SMS answer» (Nessuna risposta SMS).

Per ora il testo ДА/НЕ già pronto è in bulgaro e le risposte arrivano tramite un unico fornitore SMS: per questo il passaggio è pensato per i clienti con numeri bulgari.

Una chiamata dal call center

All'SMS puoi aggiungere una telefonata. A chiamare sono gli operatori del call center di RevOrder o di call center partner, non il tuo personale. Lavorano sulla base di ciò che scrivi in «Information for operators» (Informazioni per gli operatori): di che negozio si tratta, lo script della chiamata, i prodotti e le domande più frequenti.

Le chiamate si usano in due modi. Il primo è il flusso «New / unconfirmed order» (Ordine nuovo / non confermato): gli operatori chiamano i clienti i cui ordini sono in stato «New» o «Pending» e sono stati effettuati dopo che hai attivato il flusso. Puoi limitarlo agli ordini in contrassegno, decidere quanto aspettare prima della chiamata e far lavorare prima l'automazione SMS. Il secondo è chiamare solo i clienti che hanno risposto НЕ o non hanno risposto entro 24 ore.

Durante una chiamata di conferma l'ordine è in sola lettura: l'operatore annota se il cliente conferma, rifiuta, non risponde o chiede di essere richiamato, senza modificare l'ordine. Le chiamate vengono registrate e puoi riascoltarle in «Calls and recordings» (Chiamate e registrazioni). Paghi per ogni ordine gestito, dal tuo saldo.

Cosa si aggiorna in automatico e cosa no

In RevOrder la risposta resta sull'ordine come tag e nota e, con «Tag and status», anche come stato «Confirmed». Puoi filtrare l'elenco degli ordini per questi tag, e il modulo Call Center mostra quanti ordini sono stati confermati al telefono, quanto hai pagato e le registrazioni delle chiamate. Se hai collegato a RevOrder un assistente IA come Claude o ChatGPT, puoi chiedere anche a lui quanti clienti hanno risposto ДА o НЕ.

Se è NextLevel a evadere i tuoi ordini dal suo magazzino, di default gli ordini vengono inviati lì in automatico appena creati, senza aspettare la conferma. La conferma dell'operatore viene trasmessa a NextLevel e lì segna l'ordine come confermato, così il suo team non chiama a sua volta il cliente. Se hai attivato la regola «Call-center confirmed orders arrive as new» (Gli ordini confermati dal call center arrivano come nuovi), lì l'ordine resta invece nuovo. Se il cliente rifiuta durante la chiamata, l'ordine viene annullato in NextLevel, purché il magazzino non abbia ancora iniziato a lavorarlo.

Due cose non avvengono in automatico. Primo, gli ordini non confermati non vengono trattenuti: se crei tu le lettere di vettura, per esempio per Econt o Speedy, controlla i tag prima di crearne una. Secondo, la conferma non viene riportata nel tuo negozio: gli ordini arrivano da Shopify, WooCommerce, OpenCart, MerchantPro o ConvertBuilder, ma i tag e lo stato della conferma restano in RevOrder.

Come si parte

1. 1

   Collega il negozio

   Gli ordini del tuo negozio Shopify, WooCommerce, OpenCart, MerchantPro o ConvertBuilder arrivano in RevOrder in automatico.

2. 2

   Attiva la conferma via SMS

   Nelle automazioni scegli «Cash-on-delivery confirmation» con la variante «SMS with a YES/NO reply».

3. 3

   Aggiungi il call center, se ti serve

   Attiva le chiamate nel modulo Call Center, compila «Information for operators» e, se vuoi una chiamata per ogni nuovo ordine, avvia il flusso «New / unconfirmed order».

4. 4

   Decidi cosa succede dopo la risposta

   Nella pagina SMS scegli se il ДА aggiunge solo un tag o anche lo stato «Confirmed». Se il call center è attivo, è lì che attivi anche la chiamata in caso di НЕ o di mancata risposta.

Domande sulla conferma degli ordini

Pagine collegate

• Contrassegno sotto controllo
• Recupero dei carrelli abbandonati
• Integrazione Econt
• Prezzi